W przypadku zakończenia działalności jednostki, powstaje problem co zrobić z wytworzoną przez lata dokumentacją. W przypadku szkół jest to bardzo skomplikowane gdyż część dokumentacji należy przekazać do Kuratorium Oświaty (dokumentacja związana z procesem edukacji), część do organu prowadzącego np. Urzędu Marszałkowskiego lub Urzędu Miasta (dokumentacja kadrowo-płacowa i księgowa) a są też przypadki że niektóre z dokumentów przejmie Archiwum Państwowe (np. dokumentację sprzed II Wojny Światowej).
Posiadamy bardzo duże doświadczenie związane z archiwizacją i przekazywaniem akt likwidowanych jednostek, państwowych i prywatnych.
Dla każdego przekazania wymagane jest wykonanie innych czynności. W przypadku dokumentacji technicznej (o ile nie jest dokumentacją obiektów zabytkowych i nie jest sklasyfikowana jako Kategoria A) postępujemy jeszcze inaczej; zostaje ona opracowana i spisana ale zostaje przekazana nowemu użytkownikowi obiektu i musi być przechowywana tak długo, jak dany obiekt istnieje.
Jeszcze inaczej wygląda likwidacja przedsiębiorstw prywatnych, po zakończeniu działalności muszą one uporządkować akta i przekazać je firmie, która bierze na siebie całą odpowiedzialność związaną z zabezpieczeniem i przechowywaniem akt np. wydaje zaświadczenia byłym pracownikom zlikwidowanej firmy do celów emerytalno-rentowych. Wiąże się to z dużymi kosztami, gdyż trzeba z góry opłacić za przechowywanie akt nawet przez 50 lat.