Dobrze uporządkowane i prowadzone archiwum, jest nie tylko wymogiem określonym odpowiednimi normatywami ale również ułatwia prawidłowe funkcjonowanie pracy jednostki. Zabezpieczenie dokumentacji, uporządkowanie zgodnie z zatwierdzonymi przepisami zapewnia bezpieczeństwo oraz szybkie wyszukiwanie dokumentacji.
Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania archiwum, wymagane jest cykliczne porządkowanie, najlepiej raz w roku gdy napływają nowe dokumenty a jednocześnie można wybrakować i zniszczyć akta, których okres przechowywania upłynął, przez co zwalnia się miejsce na przekazanie kolejnych.
Zazwyczaj najbardziej pracochłonna jest pierwsza archiwizacja, szczególnie w przypadku, gdy nie było powadzone archiwum lub akta składowano niezgodnie z obowiązującymi normatywami. Ale też ta pierwsza archiwizacja jest często początkiem dłuższej współpracy, wielu klientów w zależności od potrzeb korzysta z takich usług nawet kilka razy w roku.
Obecnie rzadkością jest etat archiwisty z zakładzie pracy, najczęściej ta funkcja przypisywana jest pracownikowi np. sekretarce, kierownikowi administracyjnemu lub księgowemu. Najczęściej jest to dla takich osób niewykonalne ze względu na brak odpowiedniej ilości czasu ale też wiedzy (nawet po ukończeniu kursów archiwistycznych) i doświadczenia, dlatego też czynności te zlecane są firmom zewnętrznym.
Porządkowanie archiwum zakładowego (bądź składnicy akt), wymaga wielu następujących po sobie czynności.
Najczęściej (w przypadku gdy nie było prowadzone archiwum, a akta przekazywano bez spisów zdawczo-odbiorczych):
Jest to dokumentacja o znaczeniu historycznym nie tylko dla danej jednostki ale także dla zasobu o znaczeniu narodowym, w związku z tym wymaga szczególnej troski o jej zabezpieczenie przed czynnikami zewnętrznymi.
Prawidłowe opracowanie dokumentacji archiwalnej, w porównaniu z porządkowaniem dokumentacji niearchiwalnej (Kategorii B) wymaga większych nakładów pracy, doświadczenia oraz użycia specjalnych materiałów. Akta muszą być ułożone chronologicznie i tematycznie wewnątrz teczek, zgodnie ze spisem spraw (jeśli był prowadzony). Wymagane jest usunięcie wtórników akt, elementów metalowych oraz plastikowych, ponumerowanie zapisanych stron miękkim ołówkiem (paginacja), naniesienie odpowiedniego opisu na zewnątrz teczki a wewnątrz informacji o ilości stron, osobie wykonującej porządkowanie oraz daty i miejsca wykonania tych czynności. Do archiwizacji takiej dokumentacji stosujemy certyfikowane teczki i pudła z tektury bezkwasowej oraz tasiemki bawełniane. Dopuszczalne jest też umieszczenie akt wewnątrz teczek bez przewiązywania.
Do prawidłowo uporządkowanej dokumentacji należy sporządzić cztery egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, przy czym będą to inne formularze dla dokumentacji aktowej a inne dla osobowej, technicznej, kartograficznej czy materiałów audiowizualnych.
W określonych przypadkach, najczęściej spowodowanych przechowywaniem dokumentów w niewłaściwych warunkach, konieczne jest poddawanie akt odkażaniu. Odbywa się to po wydaniu określonych zaleceń przez wykwalifikowanych pracowników Archiwum Państwowych.
Są to akta o wartości tymczasowej dla danej jednostki. Po upłynięciu określonego przepisami okresu przechowywania oraz wydaniu zgody Archiwum Państwowego mogą zostać zniszczone.
Archiwizacja dokumentacji niearchiwalnej jest dużo prostsza. Akta o krótszym okresie przechowywania (do 10 lat), można pozostawić w segregatorach lub skoroszytach, bez porządkowania ich wewnątrz. Jedyną wymaganą czynnością jest wykonanie prawidłowego opisu i nadanie sygnatury. Spisy dokumentacji niearchiwalnej sporządzamy w trzech egzemplarzach.
Obecnie zaleca się porządkowanie wszystkich dokumentów o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat, tak jak dokumentacji archiwalnej – uporządkowanie akt wewnątrz teczki, paginację oraz użycie teczek z tektury bezkwasowej. Ze względu na dusze nakłady pracy i duże koszty, bardzo często stosuje się jednak wersję uproszczoną. Podobnie jak w przypadku dokumentacji archiwalnej, stosujemy różne formularze spisów zdawczo-odbiorczych dla dokumentacji aktowej, osobowej, technicznej, kartograficznej i materiałów audiowizualnych.
Pod tym pojęciem kryje się dokumentacja, której przydatność, wartość archiwalna bądź możliwość zniszczenia, może być ustalona po upłynięciu określonego okresu przechowywania, np. dla akt opisanych jako BE10 będzie to 10 lat. Po upłynięciu tego okresu, na wniosek kierownika jednostki przeprowadzana jest przez pracowników Archiwum Państwowego ekspertyza, na podstawie której ustalane są dalsze czynności związane z dalszym przechowywaniem, przekazaniem do Archiwum Państwowego lub zniszczeniem takiej dokumentacji. Dobrym przykładem są akta osobowe byłych pracowników kategorii BE50, po upływie 50 lat od zakończenia zatrudnienia danej osoby, Archiwum Państwowe może zakwalifikować je jako dokumentację archiwalną dla osób, które sprawowały ważne stanowiska w danej jednostce bądź zapisały się w sposób istotny w historii państwa, regionu czy danego miasta. W przypadku zlikwidowanych dużych zakładów państwowych, do kategorii A najczęściej przekwalifikowywane są wszystkie akta kategorii BE.
Sprawy dotyczące ekspertyz archiwalnych są regulowane przez przepisy polskiego prawa, Zarządzenie nr 41 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 grudnia 2019 r. i na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, 730 i 2020).