Oferujemy Państwu pomoc w przygotowaniu archiwum.
Doradzimy jak wybrać odpowiednie pomieszczenie i jakie kryteria powinno spełniać.
Dla celów składowania akt, najczęściej wyznaczane są pomieszczenia w piwnicy lub na parterze, w innych przypadkach ważny jest dobór pomieszczenia z odpowiednią wytrzymałością stropu. Po wyborze miejsca konieczna jest ocena innych czynników takich jak: bezpieczeństwo (np. kraty w oknie), wentylacja, brak rur wodociągowych i kanalizacyjnych w pomieszczeniu.
Po dokonanej ocenie stanu technicznego, niezbędny jest zakup i montaż odpowiednich regałów na dokumenty, dostosowanie pomieszczenia do wymogów przeciwpożarowych i antywłamaniowych, wyposażenie w higrometr/termometr, koce i butle gaśnicze, dostosowanie oświetlenia, ogrzewania i wentylacji, wykonanie odpowiedniej (z materiałów niepylących) posadzki.
Pomoc w wyborze i zakupie odpowiednich dla danego Archiwum materiałów takich jak: teczki wiązane, pudła archiwizacyjne, papier do etykiet, klipsy bądź tasiemki.
Ustalenie z klientem miejsca przechowywania dokumentacji w pomieszczeniu Archiwum, wspólne ustalenie optymalnych rozwiązań (ułożenia dokumentacji)
Przekazanie osobie odpowiedzialnej za prowadzenie Archiwum w firmie spisów zdawczo-odbiorczych w formie papierowej i elektronicznej, zapoznanie z topografią akt i udzielenie jej pomocnych wskazówek dla dalszego prowadzenia Archiwum. Ponadto stałym klientom zapewniamy również bezpłatną pomoc i konsultacje w razie wystapienia problemów ze znalezieniem akt lub związanych z kontrolą w jednostce.