Czynność ta polega na wydzieleniu, pomiarze i sporządzeniu spisów dokumentacji, której okres przechowywania upłynął i z odpowiednio sporządzonym wnioskiem brakowania można wystąpić o pozwolenie na zniszczenie. W przypadku instytucji które wytwarzają dokumentację archiwalną, decyzję taką na podstawie normatywów obowiązujących w jednostce wydaje odpowiedni dla danego miasta czy rejonu oddział Archiwum Państwowego.
Jeśli wniosek sporządzony jest prawidłowo i nie ma konieczności dokonywania zmian i uszczegółowiania poszczególnych pozycji spisu, zgoda na niszczenie powinna być wydana przez Archiwum Państwowe w ciągu kilku tygodni. W przypadku braku nadzoru archiwalnego, decyzję o zniszczeniu podejmuje kierownictwo jednostki na podstawie obowiązującego w niej jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz ogólnych zasad. Wydzielenie i przeniesienie w osobne miejsce wybrakowanej dokumentacji znacznie ułatwia wykonanie kolejnych czynności.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, wykonujemy na osobnych formularzach dla dokumentacji aktowej, kartograficznej, technicznej, osobowej lub audiowizualnej. Nie łączymy rónież na jednym spisie dokumentacji Kategorii B i BE, ta druga może zostać wybrakowane tylko i wyłącznie po przeprowadzonej przez pracowników Archiwum Państwowego ekspertyzie.
Po otrzymaniu zgody, akta wyszczególnione we wniosku można zniszczyć. Współpracujemy z profesjonalnymi i doświadczonymi firmami specjalizującymi się w odbiorze i niszczeniu akt, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa zgodnie z zaleceniami wynikającymi z obowiązującego prawa. Po wykonanej usłudze, klient otrzymuje stosowny certyfikat, który należy przechowywać łącznie z pozostałą dokumentacją dotycząca archiwizacji i brakowania.