Przekazywanie akt do Archiwum Państwowym jest złożonym i długotrwałym procesem, wymaga śledzenia zmian w przepisach, konsultacji i wykonywania bieżących zaleceń wydawanych przez pracowników Archiwum Państwowego.
Akta Kategorii A (dokumentacja archiwalna) są najważniejszymi dla danej instytucji dokumentami o znaczeniu historycznym. Instytucje które wytwarzają taką dokumentację, zobowiązane są do odpowiedniego jej zabezpieczenia a także informowaniu o każdorazowym przekazywaniu jej do archiwum zakładowego. Po 25 latach od wytworzenia takiej dokumentacji, odpowiednie Archiwum Państwowe może wystąpić o jej przekazanie.
Po dokonaniu pomiaru i wyceny, niezbędne jest:
Po dokonanej ekspertyzie, instytucja otrzymuje wytyczne jakie czynności należy wykonać oraz określony termin realizacji. Jest to zazwyczaj bardzo pracochłonne i wymaga dużej wiedzy i doświadczenia, dlatego najczęściej czynności i procedury związane z przekazaniem zlecane są firmom zewnętrznym.